Bli ett e-post-proffs – hur du skriver effektiva och tydliga mail

Har du någon gång skrivit ett viktigt mail, skickat iväg det till mottagaren för att sedan direkt efter gå in i skickat-korgen för att läsa mailet från ”mottagarnas synvinkel”?

Det har jag…

Att skriva ett riktigt bra mail är en konstform. Att på ett tydligt och effektivt sätt få sina tankar och åsikter distribuerade, utan att för den delen låta hård eller otrevlig. Att kunna vara kortfattad utan att missa något viktigt och att kunna vara saklig men ändå få meddelandet att låta personligt.

Så hur gör man då för att skriva ett mail som ett riktigt proffs?

Jag skickade till fel person, vad gör jag nu?

För att bli ett e-post-proffs så måste man först börja med grunderna. Och något av det mest basala är att se till att rätt person får meddelandet.

”Jag skickade e-post till fel mottagare, vad gör jag nu?” är en ganska vanlig sökning på Google. Vi är nog många som har råkat vara lite väl snabba när vi skriver in de första bokstäverna i någons e-postadress och sedan klickar på Enter.

År 2012 råkade en investerare på ett stort bolag skicka ett mail som var avsett att avskeda en person, till 1300 personer! Ni kan ju tänka er kaoset som efterföljde det mailet.

Med den här lilla anekdoten så förstår ni nog vart jag försöker komma. Kolla så att rätt person får mailet. Samma gäller innan du klickar på ”Svara alla”, fundera på om ditt svar verkligen är avsedd för alla i mailkonversationen.

Var tydlig och kom till saken

Att vara tydlig men ändå kortfattad kan vara lättare sagt än gjort. Men det finns knep som kan hjälpa dig.

Ett exempel på detta är om man skickar ett e-mail till någon som man inte känner, då kan det vara lockande att spendera ett stycke eller två på att introducera sig själv. Undvik det! Ingen vill läsa en kort självbiografi i ett mail. Håll det kort, max två-tre meningar. Är det längre än så finns risk att mottagaren tappar intresset direkt.

En annan sak som är bra att tänka på är att tidigt komma till saken så tidigt som möjligt. I stället för att ha ett långt intro där poängen sedan får agera crescendo så är det mycket bättre att börja med poängen.

Vid längre brev – dela in i stycken

Korta mail är underbara, men ibland går det helt enkelt inte att hålla det kort. Då är läsbarhet något man ska tänka på. Dela in texten i tydliga stycken och lägg gärna rubriker som förklarar stycket. På så sätt kan läsaren enkelt navigera sig genom mailet och det känns mindre överväldigande att börja läsa.

Det är mycket större chans att dina mottagare läser hela mailet och tar till sig informationen om du lagt lite extra arbete på styckesindelningar och rubriker. Och glöm inte att om något är extra viktigt så ska det komma först, inte sist.

Läs om vid viktiga mail

Ibland skickar vi ut de där extremt viktiga mailen, de som ska tas emot av chefer, en stor grupp människor eller en viktig kund. När dessa mail skrivs kan det vara bra att lägga dem som ett utkast, låta dem vila i en timma, för att sedan läsa om dem innan man skickar dem.

Läser man om ett mail direkt efter att man har skrivit det är chansen stor att man läser det man tror att man har skrivit, eftersom man kommer ihåg sin egen text. Låter man texten ligga orörd en stund får man mer distans till det man har skrivit och då hittar man lättare fel och otydligheter.

Få med din personlighet

Sist, men absolut inte minst, så är det viktigt att inte glömma att få med sin personlighet i det man skriver. När mail blir för byråkratiska och fyrkantiga så blir de också snabbt ointressanta. Våga skriva på ett sätt som reflekterar dig.

Det här var mina tips till hur du skriver ett grymt mail. Som du kanske märkte så är det inte raketforskning det handlar om men trotts det så tenderar folk att glömma de viktigaste grunderna. Kort och gott;

  • Rätt mail till rätt person
  • Kom till saken
  • Tänk på läsbarheten
  • Läs om
  • Få med din personlighet
Av Elin Gunnarsson
Content Manager
I en tid av "det måste hända nu" är det av yttersta vikt att ha rätt kommunikationslösningar.

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *