E-mail, chatt, video eller ringa – Så väljer du rätt kontaktsätt

Först och främst så är det fantastiskt att vi har så många olika kontaktsätt för att kommunicera  med kollegor på daglig basis. Tack vare moln-baserad kommunikation är även minst två av dessa i många fall tillgängliga i samma plattform. Men tillsammans med flera val i dagliga situationer på kontoret, har du säkerligen någon gång undrat; ska jag ringa? eller är det bättre att maila? Kanske är ett möte mer produktivt? Med det sagt, är det viktigt att försiktigt överväga vilket sätt som passar bäst beroende på situationen för att se till att produktivitet inte hämmas. I detta inlägg går vi därför igenom vilket kontaktsätt du ska välja beroende på situation.

E-mail

E-mail är utan tvekan ett av de mest förekommande kontaktsätt, och det har även OG-status i de flesta företag. inte nog med att det är ett snabbt sätt att kommunicera, men det ger också en professionell känsla. Om du ska skicka ut mycket information till en grupp människor, är e-mail det bästa sättet att kommunicera. Det är lätt att hålla informationen sammanhållen och tydlig, och du är fri från kollegor som bekräftar stup i kvarten. Däremot, är e-mail att undvika om du bara vill snacka  med kollegor eller bygga relationer. Det rymmer inte mycket plats för personlighet och det blir inte lika mycket av en gemensam dialog.

Chatt

Likt e-mail, är chatt också ett snabbt sätt att kommunicera. Men till skillnad från e-mail, är det ett grymt sätt att kommunicera vardagligt med kollegor eftersom det lämnar mycket utrymme för personlighet och vardaglig jargong. Det är även det bästa sättet om du behöver ett snabbt svar från en kollega. Se dock till att frågan är tydligt formulerad för att slipp hamna i ett “rabbit hole” av att aldrig återfinna ditt ursprungliga meddelande eller fil.

Vilket kontaktsätt ska du välja

Telefonsamtal

Att ringa har också ett av mest vanliga sätten att kommunicera med kollegor, och förutom kommunikation i person, är samtal det absolut bästa kontaktsättet för att diskutera komplexa frågor. Det mänskliga elementet är inget man bör ta för givet och därför är det ett fantastiskt sätt att bygga förtroende och relationer med kollegor. Det enda problemet, eller rättare sagt, det man bör tänka på, är att det mest handlar om preferens. Vissa är stora förespråkare för samtal, medans vissa tycker motsatsen. Detta är vanligt förekommande i olika generationer, där en yngre vuxit upp med chatt istället för samtal, och vice versa.

Video

Videokommunikation är också ett bra sätt att bygga relationer med kollegor. Det är också hjälpsamt för att undvika misskommunikation eftersom ansiktsuttryck syns. Den enda gången du bör undvika videomöte är när det finns möjlighet att ta mötet i person. Därför är videosamtal toppen för att kommunicera med kollegor på distans eller på språng. Viktigt att nämna är att detta kanske inte är en favorit bland blygare kollegor. De flesta vänjer sig efter en stund, men här är det viktigt att bestämma på individuell basis och i dialog med dina kollegor.

Av Sofia Svantesson
Brand Marketing Manager
Enhetlig företagskommunikation och samarbete är nyckeln till effektiviserade arbetsflöden.

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *