Kalendermonstret – Få kontroll på din kalender igen

Nu börjar semestrarna lida mot sitt slut och vi går tillbaka till vardagsrutinerna igen. Och med rutinerna så tenderar även stressen att krypa sig på. Kalendern fylls flera veckor framåt och det bokas veckomöten, avstämningar och workshops så det står härliga till. Ibland undrar man när man ska få tid att faktiskt jobba. Har du dessutom en tjänst så som påminner om min så brukar även möten främst leda till fler uppgifter på to-do-listan, snarare än att få något avklarat.

Men det finns hjälpmedel för att undvika kalendermonstret som lurar runt hörnet. Här är mina tips på hur du får kontroll över din kalender igen.

Våga säga nej till möten

Hur många gånger har du tänkt ”Detta möte hade kunnat vara ett mail”? Sanningen är att många företag är lite väl frikostiga när det kommer till att boka möten och många av dessa möten hade definitivt kunnat vara ett mail eller ett kort telefonsamtal.

Här är det viktigt att våga tacka nej till möten som är mindre viktiga för dig. Be om att få se agendan för mötet, om en sådan inte är medskickad i inbjudan. Ibland kan du direkt se att detta möte inte är något för dig eller att du kanske enbart behöver få tillgång till en sammanfattning eller en lista av de beslut som togs under mötet. Det kan krävas lite övning i början, innan man är bekväm med det, men det är viktigt att våga tacka nej till möten.

Planera möten så att de kommer efter varandra

Det kan låta stressigt men det finns stora fördelar med att boka möten så de kommer efter varandra.

Det sägs att om vi blir distraherade från en uppgift så tar det ca 15-20 minuter innan vi blir fullt fokuserade på den uppgiften igen. Tänk då om man har möten utspridda över hela dagen, vad lite tid man faktiskt får att vara fullt fokuserad på det man gör. Genom att planera möten så att det kommer i anslutning till varandra, ger du dig mer tid att arbeta ostört före eller efter mötena.

En annan fördel med att möten ligger bokade efter varandra är att man inte tillåts dra ut på tiden. Allt för ofta bokas möten på en timma men drar ut till en timma och 10 minuter på grund av dålig planering eller ineffektivitet. Men går man in i ett möte med vetskapen om att man har ett nytt möte direkt efter, så tvingas man effektivisera och hushålla bättre med tiden.

Dock ska man se upp med att boka för många möten på rad då det blir omöjligt att hålla fokus och ork uppe. Ta dessutom för vana att alltid boka möten på 55 minuter i stället för en hel timma, på så sätt får man alltid en benstäckare mellan mötena.

Mötesfri tid – boka in tid som inte får användas för möten

Som jag skrev tidigare så tar det lång tid att återfå fokus på en uppgift efter att du har blivit störd eller distraherad. Och ja, möten räknas som en distraktion, hur viktiga de än må vara ibland.

Testa att välja ut en dag i veckan då du avsätter en bit av dagen för eget arbete och gör denna kalenderhändelse återkommande en månad framöver. Tiden blir ännu mer produktiv om du även sätter dig som upptagen i er företagsväxel. Det behöver inte vara en hel dag, testa med 4 timmar till att börja med. Skrev ner i kalenderhändelsen vilken eller vilka uppgifter du planerar att arbeta med eller få klara. OBS var realistisk! Skriver du upp för mycket arbetsuppgifter som ska hinnas med så innebär den här stunden bara ännu mer stress.

I och med att uppgifterna är inbokade i kalendern så är chansen mycket större att du faktiskt sätter dig och gör just de uppgifterna, på den utsatta tiden.

Planera in tid för utveckling och roliga uppgifter

När höstmörkret drar sig på och uppgifterna hopar sig som regnmoln så är det lätt att man påverkas negativt. Stress är dåligt för ditt fokus, din kreativitet, din arbetsförmåga och för din generella hälsa. Du kommer vara mer effektiv, på det hela taget, om du mår bra under tiden du gör ditt jobb. Därför är det även viktigt att avsätta tid för saker som får dig att må bra. Är man pedant som mig så kan detta innebära att städa ut mappar på datorn eller mailkorgen då och då. Kanske är det saker inom ditt arbete du vill utveckla och bli bättre på? Det mesta kan man hitta gratislektioner för på youtube eller boka ett webbinarium som man kan gå på.

Genom att boka in tid för egen utveckling eller uppgifter som man mår extra bra av, så ser man till att arbetet fortsätter att vara roligt och utvecklande, även när det är som mest stressigt.

Av Elin Gunnarsson
Content Manager
I en tid av "det måste hända nu" är det av yttersta vikt att ha rätt kommunikationslösningar.

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *