Har någon sett min kollega? – Betydelsen av enhetlig hänvisning

Någonsin behövt nå en kollega för ett viktigt projekt men utan framgång trots att det står att de är tillgängliga? Vid det här laget kanske du redan skickat mail, sms, chatt och ringt, men utan att lyckas och för att sedan få reda på att de var i ett möte hela tiden.

Hänvisning är en essentiell nyckel i lyckad och enhetlig kommunikation. Om du tänker på det som en plattform snarare än en produkt, märker du snabbt att det är grunden för united communications. UC ändrar inte sättet vi arbetar, men det tillåter oss att ta smartare kommunikationsbeslut, och status är definitivt en bidragande faktor.

Hänvisning som verktyg ses ofta som oviktigt eller trivialt. Många av oss är redan vana vid idén vid användande av exempelvis Skype för Business, där det indikerar om en användare är online eller offline. Och integrerat med UC, blir det en essentiell faktor i produktivitet då det inte bara sparar er tid, utan också visar flexibilitet och mottaglighet utanför kontoret. Om en kund försöker nå dig, och du är i ett möte, kommer det antingen missas eller skickas till röstbrevlådan vilket resulterar i sena och kanske förlorade möjligheter när de väntar på ditt svar. Likt detta kan det även spara tid för dina kollegor då det inte behöver slösa tid på att kontakta dig när du är upptagen.

Vår kommunikationslösning gör det enkelt att byta status beroende på vad du har planerat. Med enhetlig status softphone är det även enkelt och snabbt att ta reda på om dina kollegor är upptagna genom att kika på kalendern bredvid kontakten. Du kan även lägga till en anteckning för att göra det mer tydligt vart du befinner dig såväl som bestämma en tid för händelsen. Lösningen låter dig även planera in framtida händelser och standardhändelser såsom 1 timmes lunch eller 2 timmars möte, som sedan återställs till tillgänglig när händelsen är klar. Du kan ställa in dessa enligt era kärntimmar och struktur för att behålla enhetlig status.

Några av våra hänvisningar för att kommunicera status inkluderar;

  • Tillgänglig: När du är aktiv på datorn eller mobilen, kommer dina kollegor se en grön prick bredvid din profilbild som indikerar att du är tillgänglig. Du kan självklart ställa in det automatiskt när du vill.
  • Upptagen: Ganska självklart, men visar att du är upptagen med en röd stoppskylt. Du kan precis som med tillgänglig ställa in detta manuellt och byta tillbaka till tillgänglig när du är klar. Du kan även ställa in en bestämd tid för händelsen som exempelvis 2 timmar, och därefter byts det automatiskt till tillgänglig när tiden har gått. Om du vill vara mer specifik kan du även lägga till en anteckning.
  • Lunch: Något många missar är att byta status när de går på lunch. Detta resulterar i missade samtal eftersom man ofta inte sitter med telefonen vid bordet när man är ute och socialiserar med sina kollegor. Vi har en förbestämd tid på 1 timme för lunch som automatiskt byter till tillgänglig efter tiden gått ut. Du kan även såklart ställa in detta själv om du planerar att gå på en längre eller kortare lunch.
  • Gått för dagen: När du byter till ”gått för dagen”, kommer det likt upptagen synas en röd stoppskylt vid din profilbild. Vi har gjort förbestämd inställning för detta utifrån våra kärntimmar från 08-17. Så låt oss säga att du lämnar kontoret 17, då byter det automatiskt tillbaka till tillgänglig igen kl 8 nästa morgon.

Kalenderkoppling

Med vår lösning Kalenderkoppling kan du ställa in framtida hänvisning för att planera din tillgänglighet och låter dina medarbetare veta hur de ska planera sin tid runt det. Du kan lägga till planerade möten, semestrar, etc i förväg i din kalender som sedan automatiskt synkas med din softphone. Med förinställda nyckelord som du knappar in i din kalender, kan växeln enkelt förstå vilken hänvisning som gäller. Detta kan exempelvis vara s:semester eller m:möte.

Om du vill veta mer om kalenderkoppling, tryck på knappen nedan för att läsa mer

Av Sofia Svantesson
Brand Marketing Manager
"Enhetlig företagskommunikation och samarbete är nyckeln till effektiviserade arbetsflöden"

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

CO Neutral website