Att förmedla rätt känsla via mail kan vara utmanande

Här kommer några smarta knep som kan hjälpa dig att minska risken för misstolkningar i mailkommunikationen. Vi har inte samma verktyg att jobba med i text som vi har när vi kommunicerar genom tal. Därför är det viktigt att vara extra positiv och noga med att välja sina ord när det kommer till kommunikation via mail för att inte uppfattas fel. Här kommer några saker som kan vara värda att tänka på:

Engagerad hälsningsfras
Inled mejlet med ett genuint intresse av mottagaren – t.ex. ”Hej namn, hoppas allt är bra med dig…” och var inte rädd för att t.ex. ge uppskattande feedback för en väl genomförd uppgift eller ett trevligt möte sedan tidigare.

Hellre förfrågningar än hårda direktiv
Istället för att skriva ”Gör såhär…” som lätt kan uppfattas stötande kan man enkelt formulera om budskapet och skriva ”Kan du…”.

Tydliga ämnesrader
Ämnesraden ska kunna avslöja vad ditt mail har för budskap så att mottagaren vet vad det gäller redan innan mailet öppnats. På så sätt kan ditt mail lättare prioriteras.

Var sparsam med stora bokstäver och flera utropstecken
Att bygga meningar med stora bokstäver kan lätt uppfattas som att man skriker. Att till följd på det använda flera utropstecken efter varandra kan lätt upplevas otrevligt av läsaren.

Uteblivna svar
Det är lätt att låta bli att svara på ett mail när man har brist på tid eller brist på idéer på vad man ska svara. Dock orsakar det antagligen att avsändaren sitter på andra sidan och undrar om det där mailet verkligen gått fram. Skicka hellre kort respons om återkomst vid annat tillfälle om tid/idéer inte finns just där och då.

Långtradiga mail utan struktur
Glöm inte att vara tydlig med vad du vill med ditt mail och gå rakt på sak direkt efter hälsningsfras.

Försök se till att mottagaren får nedan frågor besvarade:

– Vem är du?
– Vad vill du?
– Vad är anledning till att du kontaktar mig?
– Vad är nästa steg?

Undvik oengagerade avslut
Det är varken svårt eller tidskrävande att slänga in en trevlig avslutande kommentar som t.ex. ”Ha en trevlig dag!” eller ”Tack för ett gott samarbete” i slutet på ett mail och det uppfattas så mycket trevligare än ett ”/ namn”.

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *